Ontwikkeling van een risicobeheer programma
Integratie van risicobeheer in de supply chain
Het stoppen van schade veroorzaakt door schokken, trillingen, temperatuurschommelingen of kantelingen kan talloze dollars besparen bij reparaties, vervanging en opnieuw verzenden, om nog maar te zwijgen van indirecte kosten zoals probleemoplossing en uitvaltijd. Er is echter geen zilveren kogel die schade stopt. In plaats daarvan is schadebeperking een uitkomst van een geïntegreerd risicobeheerprogramma met partners in de hele supply chain.
Het implementeren van een programma om de afhandeling van elk artikel te bewaken – van kleine individuele pakketten en pallets tot transport van industriële apparatuur met grote ladingen – is van vitaal belang, maar het plaatsen van een zichtbare monitor of etiket op de zijkant van een pakket is slechts een onderdeel van een complete oplossing .
Monitoring biedt zichtbaarheid voor handlers en waarschuwt hen dat iemand voldoende om dit specifieke pakket geeft om zijn ervaringen tijdens het transport vast te leggen. Door die informatie samen te voegen, kunnen verladers en vervoerders de specifieke problemen van vrachtontmoetingen identificeren. Het doel moet zijn om de schade te verminderen – niet om de daders te straffen. Om dat te doen, moeten verladers, vervoerders en klanten samenwerken.
Kies de juiste oplossing ... en het juiste programma
Verzendvolume, de kosten van goederen en de gevolgen van eventuele schade moeten de omvang van het risicobeheerprogramma bepalen.
Er zijn meerdere soorten bewakingsapparatuur beschikbaar om ervoor te zorgen dat verladers de gegevens hebben die ze nodig hebben voor een prijs die ze zich kunnen veroorloven. Elektronische dataloggers bewaken bijvoorbeeld een reeks impactdrempels, de richting en duur van impacts, en hun G-kracht, samen met de GPS-coördinaten van het evenement en het tijdstip van optreden. Sommige opties registreren duizenden zendingen en kunnen trendrapporten genereren die maanden tot jaren bestrijken.
Elektronische dataloggers zijn ideaal voor bedrijven met reguliere zendingen of hoogwaardige goederen. Voor deze bedrijven is het volgen van resultaten per rijstrook, vervoerder, seizoen en locatie belangrijk en kan het een integraal onderdeel zijn van het verminderen van incidenten wanneer die gegevens verband houden met schadetarieven en het soort schade.
Indicatoren voor eenmalig gebruik, aan de andere kant van de schaal, zijn ideaal voor verladers die alleen een basisprogramma nodig hebben om hun zendingen te volgen. Voor deze bedrijven kan een indicator, informatie over de toepassing en een manier voor klanten om resultaten te rapporteren voldoende zijn.
Om te bepalen welk programmaniveau het beste voor u is, identificeert u eerst het type schade dat uw lading ondervindt en overlegt u vervolgens met uw oplossingsprovider over opties om ervoor te zorgen dat u een monitor gebruikt die de informatie biedt die u echt wilt.
Zorg dat vervoerders meewerken
Risicobeheer programma’s zijn het meest effectief wanneer uw vervoerders met u samenwerken. Maak tijdens de gehele levensduur van uw schadepreventie programma duidelijk dat uw focus ligt op het verminderen van schade in plaats van het geven van schuld. Door aan te nemen dat vervoerders ook de schade willen verminderen, kunnen beide partijen als partners beginnen te werken en samen innovatieve oplossingen vinden om de schade te minimaliseren.
Pepsico koos die aanpak jaren geleden toen het zijn schadepreventieprogramma ontwikkelde. Het werkte samen met zijn logistieke partners in verpakking, vrachtvervoer en railtransport om de onderliggende oorzaken van schade aan zijn supply chain te identificeren en vervolgens oplossingen te vinden.
Soms kan alleen het delen van informatie over hoe een verpakkingsoplossing werkt het probleem oplossen. Eén farmaceutische pakketbehandelaar was bijvoorbeeld zo bezorgd over temperatuurexcursies dat hij een koelketenpakket in de koelkast legde. De verpakking werd te koud en veroorzaakte de schade die hij probeerde te voorkomen. Inzicht in de werking van de beschermende verpakking loste het probleem op.
Op andere momenten kunnen verladers en vervoerders, door te weten wanneer schade is ontstaan, hun eigen procedures opnieuw evalueren. Bij het automatisch schakelen tussen zomer- en winterverpakking volgens een kalenderdatum wordt bijvoorbeeld geen rekening gehouden met de huidige weerpatronen en kan dit leiden tot temperatuurexcursies tijdens vroege winters of late bronnen.
Wijzigingen aanbrengen in vrachtafhandelingsprocedures is een ander voorbeeld. Leveranciers en gebruikers van vorkheftrucks zeggen dat onjuist gebruik van vorkheftrucks of de keuze van het verkeerde type apparatuur ook schade veroorzaakt. Volgens een Kraft Foods NA-studie van de eigen toeleveringsketen wordt schade die resulteert in onverkoopbare producten meestal veroorzaakt door slechte praktijken bij het verpakken, configureren van pallets, hanteren, laden en voorraadschade.
Weten waar en waarom problemen optreden, is de eerste stap om ze uit toekomstige zendingen te verwijderen.
Maak een brief voor uw vervoerder
Het voorkomen van schade vereist het vermogen van vervoerders om te handelen voordat de omstandigheden escaleren en nog meer schade veroorzaken. Om te weten hoe te reageren, vertrouwen vervoerders op hun klanten. Ontwikkel een brief aan vervoerders die precies aangeven hoe ze moeten reageren en met wie ze contact moeten opnemen wanneer een monitor wordt geactiveerd. Een elektrische transformator die een impact heeft gehad, moet bijvoorbeeld mogelijk worden vastgehouden voor inspectie of omgeleid naar een reparatiefaciliteit in plaats van naar zijn bestemming te worden verzonden – vooral als die bestemming zich in een afgelegen gebied bevindt. In het ideale geval zouden instructies op de kist moeten staan: “Indien beschadigd tijdens het transport, telefoon …”. Evenzo kunnen producten die te warm worden tijdens het transport het best worden afgeleid naar lokale markten in plaats van naar het buitenland te worden verzonden, waardoor de effectieve houdbaarheid wordt verlengd. Vooraf weten wat u moet doen, bespaart tijd en minimaliseert verwarring.
Start een blinde test
Breng niet alleen instructies in een koeriersbrief, maar breng vervoerders ook naar uw faciliteiten om uw monitoringoplossing te demonstreren. Laat ze bijvoorbeeld zien hoe hoog een item moet vallen om een impactmonitor te activeren. De meeste weten niet hoeveel impact te veel is, totdat er schade is opgetreden. Een visuele demonstratie – een valtest – maakt het echt en blijft in hun gedachten hangen bij het analyseren van hun eigen distributiecentra en -praktijken.
Valtesten bewijzen dat monitoring oplossingen de impact daadwerkelijk nauwkeurig registreren, maar hun werkelijke waarde ligt in het veranderen van het gedrag van handlers. Na een demonstratie te hebben gezien, weten vervoerders dat als ShockWatch-indicatoren van kleur veranderen, een impact de drempel overschrijdt.
U kunt het vermogen van monitoren testen om het gedrag van vervoerders te veranderen door een blinde test uit te voeren. Plaats eerst ShockWatch-indicatoren met verschillende schokdrempels in de verpakking, waar handlers ze niet zien. Verzend vijf pakketten op deze manier naar dezelfde klant. Plaats voor nog eens vijf zendingen indicator-labels op de buitenkant van de verpakking. Wanneer de pakketten aankomen, tabelleert u de resultaten en kijkt u of ze anders zijn behandeld.
Stel ook een klantbrief op
Klanten informeren over uw schadepreventie programma is net zo belangrijk als het opleiden van vervoerders. Klanten zijn tenslotte het meest gehinderd door enige schade.
Vraag de hulp van klanten aan het begin van uw risicobeheer programma of wanneer u een nieuwe fase van een bestaand programma op gang brengt. Stuur een brief met uw monitoring programma, wat het voor hen betekent en hoe – precies – ze monitoren moeten rapporteren die zijn geactiveerd. Maak het gemakkelijk voor hen om feedback te geven. En leg in de brief uit waarom hun inbreng essentieel is.
U kunt bijvoorbeeld uitleggen dat wanneer u weet wanneer en waar schade optreedt, u een betere verpakking ontwerpt of magazijn- of laadprocedures aanpast om het risico op toekomstige schade te verminderen, zodat ze onmiddellijk onbeschadigde artikelen aan hun eigen klanten kunnen verkopen voor een sneller rendement op de investering . In het geval van industriële apparatuur, kunt u uitleggen dat als u vroegtijdig weet wat schade is, items worden gerepareerd of vervangen voordat ze worden geïnstalleerd, wat tijd, geld en reputaties bespaart.
De meeste klanten helpen u graag bij het volgen van resultaten als ze zich realiseren dat hun deelname deel uitmaakt van een uitgebreid programma om de kwaliteit in uw supply chain te verbeteren. Uw toewijding aan kwaliteit is een toewijding aan hen.
Dit is ook een verplichting die ze kunnen aangaan bij hun eigen klanten om hun eigen reputatie te verbeteren. Een koffiepot-fabrikant voor een groot koffiehuis gebruikte bijvoorbeeld een monitoring programma als kwaliteitscontrole. Hoewel de zendingen gewoonlijk onbeschadigd waren, stuurde de fabrikant brieven aan zijn klanten met het verzoek om schademeldingen zodat ze namens de klant eventuele problemen met de koerier konden aanpakken. Het bedrijf zegt dat deze aanpak verrassend effectief was in het genereren van goodwill.
Analyse: de vergeten stap
Gegevens zijn alleen waardevol wanneer ze worden gebruikt. Het toevoegen van een label kan de schade verminderen, maar het analyseren van de resulterende gegevens is de kern van een uitgebreid, geïntegreerd risicobeheer programma. Analyse zet ongelijksoortige gegevens om in bruikbare inzichten.
Door uitgebreide monitoring-gegevens te combineren met feedback van transporteurs en klanten, kunnen supply chain managers een nauwkeurig beeld krijgen van de normale bedrijfsvoering en van uitzonderingen. Ze kunnen bepalen waar dingen fout zijn gegaan voor een bepaalde zending en kunnen trends ontwikkelen om te bepalen of wijzigingen nodig zijn. Door te weten wat er is gebeurd – de richting en de omvang van een impact bijvoorbeeld – kunnen managers bepalen of de oplossing het laden van voertuigen, verpakkingsmaterialen, procedures of iets heel anders omvat.
Verbeteringen kosten tijd
Enorme verbeteringen zullen waarschijnlijk niet van de ene op de andere dag plaatsvinden. Hoewel zichtbare monitoring de verwerking kan verbeteren, helpt het werken met klanten u om meer gegevens te verzamelen, en werken met vervoerders biedt diepere inzichten en meer mogelijke oplossingen.
Alle drie werken samen om een zeer effectief, geïntegreerd risicobeheer programma te ontwikkelen dat de transportschade vermindert. Samenwerken als partners – geen mogelijke daders – is een belangrijke stap in het verminderen van verliezen en het verbeteren van de kwaliteit.
Voorkomen is beter dan genezen
Onze deskundige adviseurs helpen klanten over de hele wereld bij het vinden van de juiste oplossingen om verkeerd gebruik tegen te gaan en kosten te verlagen.
